Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

TekiTax UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer Kazim Mahrouse
Schulstr. 5
13347 Berlin
Deutschland
E-Mail: info@finsek.de

2. Hosting

Diese Website wird auf Servern in Deutschland gehostet. Bei jedem Aufruf der Website werden technische Zugriffsdaten (Server-Logfiles) verarbeitet, insbesondere:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge
• Browser-Typ und -Version, Betriebssystem

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website). Die Logs werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

3. Kontaktaufnahme

3.1 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Kanzlei, E-Mail, Telefon, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage; zusätzlich geht die IP-Adresse, von der die Anfrage gesendet wurde, mit ihr an uns, allein zum Erkennen missbräuchlicher Einsendungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

3.2 Pilotierungsantrag

Über das Formular auf der Seite „Pilotphase“ können Steuerkanzleien die Teilnahme an der Erprobung von FinSek beantragen. Verarbeitet werden dabei die von Ihnen angegebenen Daten: Name und Rolle der antragstellenden Person, Kanzlei, PLZ und Ort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kanzleigröße, geschätztes Anrufaufkommen, eingesetzte Telefonanlage, Einsatz von DATEV und Microsoft 365, Wunschstart sowie — soweit angegeben — Ihre freie Nachricht. Zusätzlich geht die IP-Adresse, von der der Antrag gesendet wurde, mit dem Antrag an uns; sie dient allein dem Erkennen missbräuchlicher Einsendungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zweck ist ausschließlich die Prüfung und Bearbeitung Ihres Antrags sowie die Vorbereitung des Erstgesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses). Die Angaben werden nicht zu Werbezwecken weiterverwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Kommt kein Pilot zustande, löschen wir den Antrag, sobald er für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich ist, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

3.3 E-Mail

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

4. Demo-Anruf-Funktion

Wenn Sie das Formular „FinSek ruft Sie an“ nutzen, übermitteln Sie uns Ihre Telefonnummer zur einmaligen Kontaktaufnahme im Rahmen einer Produktdemonstration. Verantwortlich für diesen Anruf sind wir selbst — nicht eine Kanzlei. Ihre Telefonnummer wird:

• ausschließlich zur Durchführung des Demo-Anrufs verwendet,
• für 24 Stunden gespeichert, um die Zahl der Anrufe je Nummer zu begrenzen,
• nicht zu Werbezwecken weiterverwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

4.1 Was vom Gespräch gespeichert wird

Der Demo-Anruf läuft über dieselbe Software, die wir Kanzleien anbieten — entsprechend entsteht auch hier eine Mitschrift:

• Kein Tonmitschnitt: Die Sprachaufnahme wird verarbeitet, aber nirgends gespeichert. Eine Audiodatei entsteht nicht.
• Mitschrift: Der Gesprächstext wird verschlüsselt auf unserem Server in Deutschland abgelegt — zusammen mit Ihrer Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs. Wir sehen sie uns an, um den Assistenten zu verbessern.
• Löschung nach drei Tagen: Ein nächtlicher Lauf löscht die Mitschrift und Ihre Rufnummer automatisch, sobald sie drei Tage alt sind. Auf diese Frist weist der Assistent am Anfang des Gesprächs auch selbst hin.
• Frühere Löschung auf Wunsch: Eine E-Mail an info@finsek.de mit Ihrer Rufnummer genügt, dann löschen wir die Mitschrift sofort.

An der Verarbeitung beteiligt sind dieselben Auftragsverarbeiter wie im Produktbetrieb: ein deutscher Telefonanbieter für die Verbindung sowie Google Cloud für Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe (Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union). Bitte nennen Sie im Demo-Gespräch keine echten Mandantendaten — für eine Vorführung sind sie nicht nötig.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Eingabe der Nummer und Absenden des Formulars). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

5. Verarbeitung von Telefongesprächen (Produkt FinSek)

Bei Nutzung des Produkts FinSek werden Telefongespräche in Echtzeit verarbeitet, um sie zu transkribieren und zu beantworten. Folgende Grundsätze gelten:

• Keine Speicherung bei den KI-Diensten: Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe verarbeiten Gesprächsinhalte nur für die Dauer der Anfrage. Dort werden sie weder gespeichert noch zur Missbrauchsprüfung protokolliert noch zum Training verwendet (vertraglich geregelt, AVV vorhanden).
• Verschlüsselte Übertragung: Sprachdaten werden durchgängig per SRTP/TLS verschlüsselt übertragen.
• Speicherdauer entscheidet die Kanzlei: Ob Gespräche überhaupt schriftlich festgehalten werden und wie lange, stellt jede Kanzlei selbst ein — wählbar sind ein bis sieben Tage, danach löscht ein nächtlicher Lauf automatisch. Nur für die Dauer einer Pilotphase sind mindestens drei Tage vereinbart, damit ein Gespräch vom Freitag am Montag noch geprüft werden kann. Die drei Tage aus Abschnitt 4 gelten für unseren eigenen Demo-Anruf, nicht für den Betrieb in einer Kanzlei.
• Serverstandort Deutschland, Verarbeitung in der EU: Unser Server steht in Deutschland; dort werden Mitschriften verschlüsselt gespeichert und die Verbindungsdaten geführt. Die Telefonie erbringt ein deutscher Anbieter. Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe werden von einem Auftragsverarbeiter innerhalb der Europäischen Union erbracht. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
• DATEV-Zugriff nur gezielt und lokal getriggert: Die Anbindung erfolgt über die lokale DATEVconnect-Schnittstelle auf dem Kanzlei-System — kein externer Zugriff auf den Gesamtdatenbestand. Gelesen werden ausschließlich Stammdaten, um Anrufer an der Rufnummer zu erkennen und den zuständigen Sachbearbeiter zu finden — keine Aufträge, Belege, Buchhaltungs- oder Lohndaten. FinSek schreibt nichts nach DATEV und verschickt nichts an Mandanten.

Details zur Verarbeitung im Rahmen des Produkts sind im AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) geregelt, der bei Vertragsabschluss zur Verfügung gestellt wird.

6. Cookies

Diese Website (finsek.de) setzt keine Cookies und keine Tracking-Technologien ein. Deshalb gibt es hier auch keinen Cookie-Banner — es gibt nichts, dem Sie zustimmen müssten.

6.1 Kanzleiportal

Im Kanzleiportal (kanzlei.finsek.de) setzen wir genau ein Cookie — und erst, nachdem Sie sich angemeldet haben. Es hält Sie angemeldet, während Sie im Portal arbeiten:

• Inhalt: Ihre Anmeldung (E-Mail-Adresse, Kanzlei, Rolle), durch eine Signatur gegen Veränderung geschützt. Keine Gesprächsinhalte, keine Auswertung Ihres Verhaltens.
• Gültigkeit: 14 Stunden ab der Anmeldung — ein ganzer Arbeitstag ohne erneute Passworteingabe. Beim Abmelden wird es sofort gelöscht.
• Schutz: Übertragung nur über verschlüsselte Verbindungen, für Skripte auf der Seite nicht auslesbar und gegen Missbrauch durch fremde Websites abgesichert (Secure, HttpOnly, SameSite).

Stellen Sie das Portal auf helle oder dunkle Darstellung um, merkt sich Ihr Browser diese Wahl lokal auf Ihrem Gerät. Sie wird nicht an uns übertragen.

Zum Einrichten des SEPA-Lastschriftmandats öffnet das Portal eine eigene Seite, auf der das Formular unseres Zahlungsdienstleisters Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.) eingebunden ist. Nur auf dieser Seite setzt Stripe eigene Cookies, die der Betrugsvorbeugung bei Zahlungen dienen; dabei wird Ihre IP-Adresse an Stripe übermittelt. Näheres in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies setzt auch das Portal nicht, deshalb erscheint dort ebenfalls kein Cookie-Banner. Die genannten Speicherungen sind für die jeweilige Funktion unbedingt erforderlich und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Rechtsgrundlage für die zugehörige Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

7. Webanalyse und externe Dienste

Webanalyse: Zur statistischen Auswertung der Websitenutzung setzen wir eine selbst gehostete, auf einem Server in Deutschland betriebene Analyse-Lösung ein. Diese arbeitet cookielos und legt keine Kennungen auf Ihrem Endgerät ab. Erhoben werden ausschließlich aggregierte, nicht auf eine Person zurückführbare Daten (z. B. aufgerufene Seiten, Herkunftsland, Browser- und Gerätetyp). Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung).

Keine Drittanbieter-Dienste: Alle für die Darstellung erforderlichen Ressourcen (z. B. Skripte, Stylesheets, Bilder, Schriften) werden direkt von unserem eigenen Server in Deutschland ausgeliefert. Es werden keine Inhalte von externen Diensten oder CDNs nachgeladen; eine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte findet dabei nicht statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16, 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@finsek.de

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen unserer Leistungen umgesetzt werden können.